Penunjang Manajemen Pengetahuan untuk Implementasi Perencanaan Sumber (ERP) Daya Perusahaan
Jurnal oleh: Saide dan Mahendrawathi ER
Ulasan oleh: Desi Likman Daniyasti (Teknik Industri UI 2015)
Pada tugas keempat Mata Kuliah Sistem Informasi, saya mengulas paper yang berjudulkan Knowledge Management Support for Enterprise Resource Planning Implementation oleh Saide dan Mahendrawathi ER. Pada bab pendahuluan, penulis menjelaskan apa saja permasalahan perusahaan terkait ERP; yakni transisi antara tim penyelenggara ERP, keterbatasan dana yang dibutuhkan untuk membayar pelatih, konsultan, dan pihak eksternal lainnya, kesenjangan pengetahuan dan pemahaman tentang sistem ERP, pengetahuan, pengalaman, dan masalah pengguna ERP tidak didokumentasikan dengan baik. Dan dampak dari hal ini semua adalah hilangnya aset perusahaan mengenai pengetahuan, pengalaman, dan tutor transfer pengetahuan. Keberhasilan implementasi ERP terkait erat dengan kelompok karyawan yang berpengetahuan tertentu serta manajemen pengetahuan tim yang efektif selama siklus pengembangan sistem ERP dan peran utama manajemen pengetahuan dalam proses implementasi ERP adalah memfasilitasi sharing mengenai pengetahuan antar anggota tim sistem ERP. Masalah utama dalam perusahaan adalah terdapat fragmentasi dalam proses menghubungkan organisasi eksternal (konsultan dan lainnya), sehingga integrasi pengetahuan menjadi semakin sulit. Dan solusi yang diajukan penulis adalah skema dan siklus transfer pengetahuan eksternal dan teori kolaborasi yang dikembangkan oleh model SECI.
Implementasi
sistem
ERP tidak
terlepas
dari
peran
konsultan
dan
pihak
eksternal
lainnya.
Konsultan
dibayar
dengan
biaya
sangat
besar.
Jika
perusahaan
menggunakan
jasa
konsultan
secara
berkelanjutan
tanpa
harus
memperoleh
pengetahuan
dan
pengalaman
yang mereka
miliki,
jika
perusahaan
menggunakan
jasa
konsultan
secara
berkelanjutan
tanpa
memperoleh
pengetahuan
dan
pengalaman
yang mereka
miliki,
hal
ini
dapat
meningkatkan
pengeluaran anggaran
perusahaan,
belum
lagi
biaya
pelatihan
reguler
oleh
konsultan. Jika
perusahaan
menggunakan
pola
pikir
jangka
panjang,
maka
mereka
akan
melihat
transfer pengetahuan
atau
akuisisi
dari
konsultan
sebagai
keuntungan
yang signifikan
bagi
perusahaan,
tidak
hanya
dari
aspek
finansial
tetapi
juga dari
kemampuan
pengetahuan
dan
kemampuan
pengguna
dari
sistem
ERP nantinya. Sebuah penelitian menemukan bahwa lebih dari 60% perusahaan Fortune 500 telah mengadopsi sistem ERP. Perusahaan robotika berhasil meningkatkan waktu pengiriman hingga 40% setelah menerapkan sistem ERP, dan Delta Electronics berhasil mengurangi kebutuhan laboratorium divisi kontrol produksi hingga 65%.
Gambar 1. Model SECI
Manajemen
pengetahuan
adalah
manajemen
pengetahuan
perusahaan
dalam
menciptakan
nilai
bagi
bisnis
dan
menghasilkan
keunggulan
kompetitif
yang berkelanjutan
dengan
mengoptimalkan
proses pembuatan,
komunikasi,
dan
penerapan
semua
pengetahuan
yang dibutuhkan
untuk
mencapai
tujuan
bisnis.
Selain
itu,
tujuan
penggunaan
KM adalah
memperbaiki
komunikasi
antara
manajemen
puncak
dan
karyawan
untuk
mempertahankan
proses kerja. Di dalam penelitian ini terdapat 4 tahap metode penelitian; yakni rencana penelitian, identifikasi penelitian, pemilihan paper, dan sintesis.
Berikut kerangka penelitian dan proses teknis yang diajukan oleh penulis:
Gambar 2. Research Framework
Proses teknis yang diajukan penulis adalah:
- Langkah pertama sebelum merumuskan mekanisme proses transfer pengetahuan dari luar ke perusahaan internal, penulis mengkategorikan orang yang dianggap pihak eksternal dalam implementasi ERP dan pengetahuan aset yang mereka miliki. Kemudian, mengelompokkan aset menjadi pengetahuan diam-diam dan eksplisit, dan teknologi pendukung yang memungkinkan penggunaan perusahaan. Hasil pengelompokan ditunjukkan pada tabel.
Tabel 1. Dimensi dan skema
- Langkah kedua adalah aplikasi proses teknis model SECI; yaitu Kombinasi (melakukan diseminasi pengetahuan eksplisit melalui presentasi atau pertemuan langsung setiap bulan), Sosialisasi (interaksi antara pihak luar dan staf perusahaan, pimpinan proyek dengan staf dan konsultan poryek), Internalisasi (membuat dokumentasi pengetahuan), dan Eksternalisasi (menerjemahkan pengetahuan secara tacit dari para ahli)
Kesimpulan penelitian ini adalah:
- Pada dasarnya makalah ini mengacu pada model SECI yang digunakan sebagai mediator (atau alat) untuk menengahi proses transfer pengetahuan antara perusahaan eksternal dalam implementasi ERP (seperti konsultan, vendor, pemasok, supervisor, ahli, dan mitra kerja lainnya) kepada perusahaan internal.
- Kemudian, penulis menambahkan variabel lain di luar model utama SECI, aset dan variabel eksternal pengetahuannya (diam-diam dan eksplisit) yang membawa dan variabel pengetahuan internal perusahaan (individu dan kelompok).
- Kelemahan dan juga faktor kunci keberhasilan model ini bergantung pada keseriusan dukungan manajemen puncak untuk berbagi program pengetahuan dan pengalaman di semua tingkat di dalam perusahaan, terutama di tingkat karyawan.
Sumber asli jurnal:
Mahendrawathi, Saide, 2015, Knowledge Management Support for Enterprise Resource Planning Implementation, doi: 10.1016/j.procs.2015.12.170.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar